一、新生檔案交接
1.由招生辦公室將各?。ㄊ校┬律鷻n案材料清理匯總，于新學(xué)年開學(xué)一周內(nèi)按專業(yè)分發(fā)至學(xué)生處，再分到輔導(dǎo)員。檔案交接要求嚴(yán)格清查，履行登記手續(xù)。
2.新生報(bào)到時(shí)所帶檔案直接交輔導(dǎo)員。一個(gè)月內(nèi)按專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)整理登記造冊(cè)后交檔案室。
二、學(xué)生檔案的日常管理
1.學(xué)生檔案日常管理由檔案室專人負(fù)責(zé)。檔案應(yīng)保存在保險(xiǎn)柜或鐵皮柜中，要求做到安全、保密。學(xué)生檔案原則上概不外借，如有特殊情況需借閱使用檔案，要嚴(yán)格辦理借閱登記手續(xù)。
2.各年級(jí)輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)檔案材料的搜集、歸檔工作，要求做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完備。
3.學(xué)生檔案須歸檔的材料見“上海震旦職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案目錄”。所有歸檔材料必須用鋼筆或簽字筆填寫，內(nèi)容要真實(shí)，字跡要清晰，一般不得使用復(fù)印件。凡印有組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，必須要有組織審查意見、蓋章或個(gè)人簽字，并有檔案材料形成的準(zhǔn)確時(shí)間。
4.退轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生檔案在退轉(zhuǎn)學(xué)文件下發(fā)二周內(nèi)，由輔導(dǎo)員將退轉(zhuǎn)學(xué)文件、在校期間個(gè)人表現(xiàn)鑒定（加蓋學(xué)院學(xué)生處章）交檔案室。退轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生須在文件下發(fā)一周之內(nèi)辦理完畢離校手續(xù)，檔案寄往學(xué)生家庭所在地就業(yè)促進(jìn)中心。
5.所有檔案交接必須嚴(yán)格履行登記交接手續(xù)。
6.對(duì)違反檔案管理規(guī)定者給予批評(píng)教育，行政處分直至依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》追究相應(yīng)法律責(zé)任。
三、畢業(yè)生檔案的交寄
1.檔案室檔案負(fù)責(zé)人督促畢業(yè)班輔導(dǎo)員檢查每份學(xué)生檔案的歸檔材料是否齊全，若有缺失，須出具相關(guān)證明歸入檔案。
2.輔導(dǎo)員根據(jù)學(xué)生所在區(qū)縣就業(yè)促進(jìn)中心提供寄發(fā)地址，安排填寫信封、回執(zhí)單、機(jī)要登記簿，檔案由檔案室統(tǒng)一寄發(fā)。
附件：上海震旦職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案目錄
1.入學(xué)院前中等學(xué)校轉(zhuǎn)來的材料
2.黨團(tuán)組織材料
3.獎(jiǎng)懲材料
4.成績(jī)單
5.畢業(yè)生登記表
6.體檢表
7.畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定表