上海震旦職業(yè)學(xué)院
院長(zhǎng)辦公室職責(zé)范圍及崗位職責(zé)
院長(zhǎng)辦公室是學(xué)院的綜合管理部門。其主要任務(wù)是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，協(xié)調(diào)督辦，為學(xué)院各部門服務(wù)?；韭氊?zé)如下：
一、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)組織開(kāi)展綜合性調(diào)查研究工作，了解全局性的情況和問(wèn)題，撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告或書(shū)面情況匯報(bào)，搞好縱向和橫向聯(lián)系，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，提出建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策起到參謀和助手作用。
二、負(fù)責(zé)院長(zhǎng)辦公會(huì)、中層干部例會(huì)等重要會(huì)議和活動(dòng)的組織安排工作，并檢查會(huì)議決議執(zhí)行和落實(shí)情況。負(fù)責(zé)學(xué)院重要會(huì)議記錄和紀(jì)要的編發(fā)。
三、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)檢查，督辦各學(xué)院、各部門的工作，協(xié)調(diào)有關(guān)綜合性工作。
四、起草學(xué)院年度（學(xué)期）工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件，審核各部門以學(xué)院名義上報(bào)或下發(fā)的文件材料。
五、負(fù)責(zé)學(xué)院大事記和信息公開(kāi)工作。
六、負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收發(fā)、登記、擬辦、傳閱、催辦以及印章、介紹信管理，院會(huì)議室、大禮堂、報(bào)告廳的使用管理。負(fù)責(zé)學(xué)院對(duì)外各類報(bào)表的統(tǒng)計(jì)填報(bào)審計(jì)工作。
七、負(fù)責(zé)學(xué)院各類檔案資料的收集、整理、匯編、立卷及保管工作。
八、認(rèn)真做好上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
辦公室主任崗位職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)草擬學(xué)院有關(guān)工作的文字材料；
2、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)搞好綜合性調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀；
3、綜合協(xié)調(diào)學(xué)院重要事務(wù)和各部門工作；
4、負(fù)責(zé)學(xué)院重要會(huì)議的組織安排；
5、負(fù)責(zé)文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理工作；
6、負(fù)責(zé)學(xué)院大事記和信息公開(kāi)的管理；
7、負(fù)責(zé)學(xué)院檔案和信訪工作；
8、負(fù)責(zé)學(xué)院綜合統(tǒng)計(jì)工作；
9、負(fù)責(zé)處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
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信訪辦公室職責(zé)范圍及崗位職責(zé)
一、對(duì)群眾來(lái)信、來(lái)訪、來(lái)電、電子郵件、傳真和轉(zhuǎn)辦、批辦的信訪舉報(bào)件做到及時(shí)拆封，仔細(xì)閱讀，認(rèn)真登記，妥善處理，做到件件有著落、事事有結(jié)果。對(duì)反映的問(wèn)題能立即答復(fù)的立即答復(fù)，對(duì)舉報(bào)、控告和申訴類的初訪一般在20天內(nèi)辦結(jié)；重大信訪問(wèn)題在60天內(nèi)查結(jié)答復(fù)。
二、 忠于職守，文明接待。做到生人熟人一樣熱情，干部群眾一樣對(duì)待，初訪常訪一樣接待，來(lái)信來(lái)訪一樣負(fù)責(zé)，外地本地一樣處理。
三、 嚴(yán)格執(zhí)法、實(shí)事求是、公正處理。對(duì)查結(jié)答復(fù)的信訪，應(yīng)經(jīng)得起事實(shí)和法律的檢驗(yàn)，把好查處關(guān)，以確保信訪人的合法權(quán)益。
四、依照法律法令和上級(jí)有關(guān)信訪工作的規(guī)章制度開(kāi)展工作，嚴(yán)格、公正、文明地開(kāi)展接待、受理、調(diào)查和答復(fù)；嚴(yán)格按照規(guī)定程序做好重要信訪件的呈閱、轉(zhuǎn)辦、留存、交辦和直接核查、督辦、催辦、回復(fù)、報(bào)結(jié)反饋、審結(jié)等諸環(huán)節(jié)工作；認(rèn)真執(zhí)行保密制度，嚴(yán)格保守舉報(bào)、控告人的姓名和信訪內(nèi)容的秘密，積極為教職工排憂解難，努力維護(hù)教職工的合法權(quán)益。
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檔案室職責(zé)范圍及崗位職責(zé)
一、加強(qiáng)《檔案法》和檔案工作學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)；
二、自覺(jué)加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平；
三、集中統(tǒng)一管理全院各類檔案；
四、按時(shí)按質(zhì)收集各類檔案，并定期對(duì)各部門預(yù)立卷工作進(jìn)行督促、檢查工作；
五、認(rèn)真做好檔案整理、立卷、保管和檔案利用工作；
六、認(rèn)真做好檔案查閱、利用等登記工作，為學(xué)院和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；
七、自覺(jué)做好檔案年鑒等各項(xiàng)編研工作；
八、注意做好檔案安全和保密工作，延長(zhǎng)檔案使用壽命，保證檔案絕對(duì)安全；
九、定期做好檔案統(tǒng)計(jì)工作；
十、主動(dòng)定期向辦公室主任匯報(bào)檔案工作進(jìn)展情況；
十一、每天做好檔案庫(kù)房清潔工作，嚴(yán)禁庫(kù)房吸煙，并做好溫濕度記錄；
十二、努力完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)工作。
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專兼職檔案人員崗位職責(zé)
一、負(fù)責(zé)本部門檔案工作。
三、做好檔案收集、整理工作，編制立卷目錄。
四、認(rèn)真進(jìn)行檔案材料收集、檢查工作。
1、杜絕用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)，只能用黑色墨水筆或者黑色水筆書(shū)寫(xiě)。
2、用紙規(guī)格：8K或16K.
3、每份材料左側(cè)應(yīng)留
4、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)應(yīng)寫(xiě)在文稿紙的規(guī)定范圍內(nèi)或?qū)懺谖募拈_(kāi)口一側(cè)上、下角，杜絕在裝訂線旁簽署意見(jiàn)。
5、傳真文件應(yīng)及時(shí)復(fù)印，以保證字跡牢固。
6、材料裝訂牢固，四面整齊，裝訂線內(nèi)不準(zhǔn)有文字。
五、按年度歸檔的文件應(yīng)在3月份整理組卷，按學(xué)年度歸檔的文件應(yīng)在9月份整理組卷，及時(shí)向?qū)W校檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。
六、每月月底對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行檢查，及時(shí)收集；凡辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收集，并存放在部門預(yù)立卷文件夾內(nèi)。
七、凡各部門人員調(diào)動(dòng)，應(yīng)主動(dòng)將有關(guān)材料移交歸檔。